時間管理
モチベーションアップの法則

時間管理に役立つ10のコツ、まとめ

時間は貴重だ ──
まぁここであえて言及するまでもありませんね。

何といっても時間は有限です。
人間は毎年歳を取っていきますし、いずれ死にます。
1年は365日しかないし、1日は24時間しかありません。

人間は常に時間という制約の中で生きていかなくてはならないのです。

仕事においては、最近もっぱら生産性の向上が叫ばれていますが、生産性の向上とはつまり時間当たりのアウトプットを高めるということです。
ここでも時間管理の必要性が問われます。

ここでは、そんな時間管理に役立つコツをまとめました。

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時間管理は量的な配分だけでなく、質の確保が大事

スケジュール管理とは何時に誰と会う、どこへ行くといったもの。
ToDoは、その日のうちにメールを打つとか、スケジュールの合間に入れ込むもの。

時間管理とは、何が大事で何が大事でないか、といった取捨選択をして適切に時間を割り振っていこうとする行為だと考えましょう。

つまり、量を詰め込む作業ではなく、質を高めるための計画が本来の時間管理だというわけです。

時間管理(重要度×緊急度)マトリクス

ベストセラー「7つの習慣」にある「時間管理のマトリクス」は時間管理に役立つツールです(上図)。
自分の活動を「緊急度」「重要度」で振り分けて、何を優先的に行うべきかを判断するために使います。

「緊急」で「重要」な左上の第一領域はもちろん誰もが行います。 しかし、ここで大事なのは「重要」だが「緊急」でない第二領域をいかに行うかということです。

緊急性がないために、多くの人はこの第二領域をないがしろにしてしまっています。

本当はあまり重要でない第三領域や第四領域の活動に当てていた時間を、少しでも第二領域に振り分けることができれば、大きな成果をあげられるようになります。

重要度の低い仕事は完成度を下げる

仕事が早い人というのは、重要な仕事には力を入れ、重要でない仕事は切り捨てる、あるいは他人に任せるといったメリハリをうまくつけられる人のことだといいます。

重要度の低い仕事に時間を取られて、大事な仕事に費やす時間が足りない、なんてことがないように計画的にやる必要があります。

業務別に重要度をチェックし、重要度の低い仕事はやらない、又は完成度の目標を6~8割程度に下げて予定作業時間を削減する。重要度の高い仕事は絶対に妥協せず、十割以上の完成度で仕上げる。
(東レ経営研究所社長 佐々木氏)

「やらないことリスト」をつくる

「やらないことリスト」をつくるなど、余分な行動をスケジュールから排除することが、残業続きの毎日から抜け出す第一歩になります。

優先事項より後先事項、「すること」でなく「しないこと」を決めるのが大事です。
どの仕事に取り組まないか、重要な活動に集中するために何を手放すか、ということを考えてみましょう。

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決断する

ほとんどの人は自分が本当は何をしなければならないかを実は知っています。 しかし、その決断を先延ばしにして時間を無駄に費やしていることが多いのです。

やるべきことを決断し、それを実行に移すことができるかどうかは結構大事なポイントです。

大事を小事の犠牲にしてはならない

自分にとってそれほど大事でないことのために、人生において本当に大事なことを犠牲にしないように気をつけなくてはいけません。

「大事を小事の犠牲にしてはならない」
優先順位を決める際に教訓とすべき言葉だと思います。

例えば恋人と会っていてもゲームばかりしていて、二人の時間を疎かにしていたために別れることになった。 なんていうことは、世の中に結構ありふれています。

「この出来事はどれだけ私の夢に貢献するだろうか」
これが政治家の判断基準なんだそうです。

合理的すぎるのもちょっと考えものですが、仕事においてはこうした合理性も必要かもしれません。

計画と振り返り

リクルートの創業者である江副氏は、「計画と振り返りに一日に働く時間の10%を使うべきである」と言っていました。
月曜日の午前中は予定を入れず、1週間の準備をじっくりする、という人もいます。

自分の時間をどう使うか、しっかりと計画を立ててから行動し、たまにそれを見直す。
勉強における予習と復習のようなものですが、時間管理においてそんなことをしている人はごく僅かでしょう。

しかし、それをすれば時間管理の質は著しく高まるのは確実です。

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仕事がはかどる時間帯

一般的に、午前中は頭がさえる時間帯と言われます。つまり、企画や会議や計画など「考える」仕事に向いています。

午後は集中力が低下する時間帯。取引先の訪問など「身体を動かす」仕事に向いているといえます。

夕方から夜は気持ちがほぐれる時間帯。ミーティングなど「意思疎通する」仕事に向いていると言われます。

参考までに。

1日を区切って考える

1日の24時間をザックリいくつかに区切って時間管理をしている人もいます。

元グーグル名誉会長の村上氏は、1時就寝、6時起床。1日を8時間×3と考え、それぞれ8時間ずつを次の活動に割り当てるのが理想としていたそうです。

①睡眠、食事など生理的欲求のための時間
②自分と家族、社会のための時間
③仕事の時間

経済学者の堺屋太一氏は、1日を「6・6・6・6」の4つに分け、次のように割り当てているそうです。

①睡眠
②私生活
③インプットの時間
④アウトプットの時間

ポモドーロテクニック

集中力を高め、生産性を最大限に引き出すためのテクニックとして「ポモドーロテクニック」というものもあります。

① やるべきタスクを決める
② 25分間、他の事は一切やらずにタスクに集中する
③ 5分間の休憩を取る
④ これを4回繰り返したら(2時間毎)に30分程の長い休憩をとる

ずっと集中力を維持し続けるのは無理なので、こうしたやり方でメリハリをつけようということです。

▼関連情報
さらに詳しく知りたい人は「ポモドーロ・テクニック

まとめ

時間管理において大事なポイントは、力の入れどころを見極めるということです。
ただむやみやたらとガムシャラに頑張るのではなく、効率的な時間の使い方を身につけるということです。

コツさえ掴めば、誰でも時間管理に長けた仕事のできる人になれるはずです。

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